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Cómo crear un club astronómico y no morir en el intento
Jesús Gerardo Rodríguez Flores | Sociedad Astronómica de la Laguna, A.C. (México)La astronomía es una afición en ocasiones cara y poco popular. Pero ello es tremendamente engañoso. El gran problema es que los aficionados están aislados unos de otros dentro de la marea social. En ocasiones en esta afición nos sentimos como Robinson Crusoe, solos y con pocas probabilidades de encontrar a un semejante. Para solucionar este estado, los aficionados actualmente buscan destacar y hacerse notar con la intención de que la unión de los aficionados marque la diferencia.
El inicio de un sueño.
No soy ningún gurú en cuanto a la formación de sociedades astronómicas. Pero he sido testigo presencial de la creación y desarrollo de mi club astronómico. También he tenido la oportunidad de entrar en contacto con innumerables clubes astronómicos de México y me he enterado de sus logros, sus creaciones, sus cismas e incluso de sus disoluciones. En todas hay circunstancias comunes y el conocimiento de las mismas puede ahorrarle abrumadoras experiencias a los grupos astronómicos más jóvenes.¿Quieres formar un club astronómico en tu comunidad? ¡Fabuloso! La tarea no será fácil, pero tampoco imposible. El primer consejo que te podría dar es la paciencia. Estudia primero las posibilidades y tu entorno. En ellas descubrirás algunos puntos que pueden ser útiles en fomentar tu afición. Te recomiendo que primeramente hagas los siguientes:
- Localiza a otros aficionados a la astronomía en tu comunidad.
- Investiga si ya existe algún club o asociación astronómica en tu
ciudad.
- Ubica a los institutos de promoción de la cultura, museos de
ciencias, planetarios o centros culturales.
- Localiza a personalidades publicas que divulgan la astronomía.
Estos puntos anteriormente citados son indispensables. Por un lado seguramente conocerás alguna persona que en determinado grado comparte tu gusto por la astronomía. De igual manera tus amigos y parientes seguramente sabrán de otros individuos que tienen la misma afición, cosa que tu desconocías. Es increíble las cosas que podemos averiguar con solo consultar a la gente. Usando este método de "preguntando se llega a Roma", no solamente ubicarás a tres o cinco aficionados, sino que podrías averiguar si existe algún club astronómico. Los clubes de astronomía por lo regular tienen sus sedes en planetarios, museos de ciencias o centros culturales. ¡Búscalos! ¿Y eso para qué? Bueno, si ya existe un club astronómico, a lo mejor ya no tiene caso reinventar la rueda. ¿Para qué iniciar otro club astronómico cuando podemos afiliarnos a uno ya existente? Por supuesto hay que involucrarse en el club y ver si realmente es lo que buscamos. Lamentablemente existen sociedades astronómicas muy cerradas o elitistas que no admiten a cualquier interesado, o peor aún son clubes que son manejados por algún autócrata presidente que nunca pide parecer a los socios y permanece en el puesto por toda la eternidad sin esperanzas de renovación. En esos casos te daré la razón: es necesario crear un nuevo club.
| «¿Para qué iniciar otro club astronómico cuando podemos afiliarnos a uno ya existente?» |
Es importante localizar otras compañeros de afición
Una vez tengas convencidos a tus compañeros de afición será importante contactar con las directivas de los institutos de promoción cultural, museos de ciencias, planetarios o centros culturales. Por lo regular los directores de estas instituciones buscan constantemente actividades culturales que se puedan desarrollar en sus centros. Si tu llegas a ofrecerles actividades de divulgación astronómica como conferencias, talleres u observaciones astronómicas no se podrán resistir a la oferta. Organízate con los directivos culturales para que ellos pongan su local y la promoción, y ustedes se pueden encargar de la actividad.
La promoción
Estamos a punto de publicitar nuestra intención de formar un club astronómico.Y ahora la tan temida pregunta: ¿alguno de ustedes se anima a dar una conferencia de astronomía? ¡Glup! Soy consciente que no cualquiera se considera apto para realizar una exposición, sobre todo ante un público que podría ser numeroso. Si alguno de ustedes se considera los suficientemente preparado y no tiene miedo al pánico escénico entonces adelante. En caso contrario deberán buscar alternativas.
Una de ellas es que la actividad se reduzca a una observación astronómica. ¡La gente sueña con observar el cosmos por un telescopio! Escojan una fecha propicia para que la gente observe cosas interesantes en el cielo. Observen objetos interesantes para el público como la Nebulosa de Orión, Saturno o la Luna. Esto los dejara cautivados. Tomen sus precauciones, y antes de la observación orienten al público sobre como observar y como tratar a los telescopios. ¡Nunca pierdas de vista tus instrumentos! La gente por lo regular desconoce la delicadeza y el uso de estos aparatos, y no te gustaría que te los estropearan.
La segunda opción, que no excluye a la primera, es contactar con algún divulgador científico, astrónomo o conferencista de temas astronómicos que se anime a presentar una conferencia. Si dicha personalidad es bastante reconocida entre el público, esto te asegurara una gran asistencia. Hasta aquí, ya tenemos organizada la actividad. Pero falta un factor de la cual dependerá el numero de asistentes: la publicidad.
| «¡La gente sueña con observar el cosmos por un telescopio!» |
Un par de consejos que conviene expresar con respecto a la difusión:
- No te confíes en la difusión del centro cultural, tú también
muévete.
- Envía los boletines de prensa con varios días de anticipación.
- Incluye en la gacetilla teléfonos y correo electrónico para mayor información.
Efectivamente, nunca te confíes a que el Centro Cultural se encargara de la promoción. Muchas veces son tantas las actividades que les ocupan, que no tienes la certeza de que le den prioridad en la difusión de tu evento. Además nunca falta la secretaria que en su flojera olvida enviar la gacetilla a los medios de comunicación. De preferencia pide a los encargados de difusión que te proporcionen una copia de su agenda de medios. Obtén el teléfono, correo electrónico, fax y nombre de contacto en los medios para que tu personalmente puedas enviar, en esta y otras ocasiones, directamente las gacetillas. No es necesario que gastes dinero en pagar algún anuncio en diarios o en radio para promover tu actividad. Por lo regular los medios como una labor social dan a conocer las actividades culturales de la localidad sin que a ti te cueste un centavo.
Una precaución adicional es enviar con suficiente anticipación tu gacetilla, para asegurarte que sea difundida. A los periódicos es conveniente que envíes tu boletín de prensa cuando menos con tres días de anticipación, para los medios electrónicos con dos días de anticipación será más que suficiente. Recuerda siempre especificar en atención a quién va dirigida la gacetilla. De no indicar a que reportero o redactor va destinado, la gacetilla terminaría extraviándose en el departamento de redacción.
Siempre es conveniente que agregues a la gacetilla nombres, teléfonos y direcciones de correo electrónico donde se pueda obtener mas información sobre el evento. Aclara cuales teléfonos son para información a los medios de comunicación, y cuales para el público en general.
El evento de convocatoria
El día del evento se aproxima. Es el momento de pulir algunos detalles. Una recomendación es ir verificando que en la sede del evento este todo preparado. ¿Tienes listo el proyector, la pantalla, el equipo de sonido? Algo importante también es revisar que vayas a contar con suficientes sillas para los asistentes. Si piensas realizar una observación astronómica, revisa en simuladores y en efemérides que los objetos que piensas observar serán visibles en fecha y hora del evento. Asegúrate que el sitio tenga buena visibilidad, que el horizonte esté lo suficiente despejado y que el alumbrado pueda ser apagado durante la observación.
Las conferencias públicas son un manera atractiva y efectiva de atraer socios
Un buen punto es no solo confiar la asistencia en exclusiva a la convocatoria pública. Invita a tus amigos, parientes y a aquellas personas que sabes que tienen un interés, aunque sea superficial, por la astronomía. También conviene invitar a profesores de ciencias naturales, directores de instituciones académicas o museos, a científicos u otros conferencistas destacados. Este tipo de distinguidas personalidades no solamente puedan verse interesados en participar en tu sociedad astronómica, sino que además llegan a ser imanes para atraer a más miembros potenciales.
| «Invita a tus amigos, parientes y a aquellas personas que sabes que tienen un interés, aunque sea superficial, por la astronomía» |
Durante nuestro evento, informaremos de nuestra intención de formar un club de astronomía. Para reafirmar esta intención y motivar el reclutamiento de interesados es conveniente que redactes alguna convocatoria escrita donde especifiques los objetivos del club y además agregues un formulario para que la gente interesada proporcione sus datos para un posterior contacto. Tu y tus compañeros deberán estar muy activos aclarando las inquietudes de los asistentes a la conclusión del evento. El trato personal con aquellas personas que muestren interés será la diferencia para un buen reclutamiento.
El siguiente paso
Antes de la conclusión del evento no olvides mencionar en que fecha será la siguiente actividad de tu club astronómico. Trata de desarrollar el evento durante los próximos quince días. Dejar más tiempo provocaría que el interés se apagara. Si es posible, en la papelería que distribuiste entre los asistentes de tu primer evento incluye la convocatoria para tu siguiente actividad. Esta segunda actividad será principalmente una informativa sobre tu club y un convivio para que los interesados se conozcan y puedan analizar las ventajas de formar parte de un grupo astronómico. Para la siguiente junta es crucial que notifiques nuevamente a todos los interesados, ya sea por teléfono o correo electrónico. También envía una gacetilla a los medios. Si te publicaron la del primer evento, es muy probable que también te publiquen ésta.Llegar a la junta informativa será el punto más delicado de nuestro objetivo. Si lo desarrollas con éxito es casi seguro que tu sociedad astronómica progresará. Si no sabes desenvolverte y expresar tus ideas, el plan de un grupo astronómico fracasará rotundamente. Por lo mismo debes prepararte hasta el ultimo detalle. ¿Que hacer entonces?
- Reúnete previamente con tus compañeros de planes y avancen en los
puntos vitales del club.
- Defínanse los cargos administrativos y ramas directivas.
- Ponte en contacto con grupos astronómicos en otras entidades y
solicítales ayuda.
- Consigue unos estatutos de alguna otra sociedad astronómica.
- Coordínate con la sede cultural donde realizarás tus eventos.
Es importante que previo a la junta informativa te reúnas con tus compañeros. Comprométanse entre ustedes en tomar responsabilidades y puestos estratégicos. Si ustedes como pilares de la idea no trabajan intensamente en el proyecto, nadie lo hará por ustedes. Para esta reunión previa bien pueden invitar a algunos de los interesados de quienes se pueda establecer una comprobada seriedad y compromiso hacia el proyecto.
Es importante que contactes con otros grupos astronómicos existentes en otras entidades para conocer su estructura administrativa, el tipo de actividades que desarrollan y que tanta disponibilidad tiene para realizar actividades en conjunto con ustedes. Consigue copia de los estatutos de alguna de estas instituciones para que sepas como es internamente su organización y como deberán ser los estatutos de tu naciente sociedad. Los estatutos te darán una idea de los reglamentos que deben regir a la sociedad, así como las ventajas y obligaciones legales que tendrá tu club ante las autoridades públicas.
Ahora un punto vital es la estructura de nuestro club. Por lo regular los grupos astronómicos tienen una directiva administrativa y una directiva operativa. Como directiva administrativa se encuentran los siguientes puestos:
- Presidente.
- Vicepresidente.
- Secretario General.
- Tesorero.
- Primer Vocal, y
- Segundo Vocal.
Mesa directiva de la Sociedad Astronómica de La Laguna (México)
Obviaré en esta ocasión que desempeñan cada uno de ellos.
La directiva operativa son puestos especiales cuya función es definir las responsabilidades de las diversas actividades que necesitan desarrollarse en nuestra sociedad astronómica. Algunas de las ramas directivas que podría sugerir son las siguientes:
- Relaciones Públicas.
- Divulgación.
- Difusión Interna.
- Taller de óptica y observación.
- Escuela de Astronomía.
- Biblioteca y Multimedios.
Por supuesto, pueden ser más ramas directivas, dependiendo de las necesidades de nuestro grupo. La rama de relaciones públicas se encargará del trato, negociación y acuerdos con otras instituciones y autoridades. La rama de divulgación tiene a su cargo la difusión de la ciencia astronómica ante los medios de comunicación y también puede encargarse de las conferencias y eventos de nuestro grupo. A diferencia de estas primeras ramas, difusión interna se encargara de los comunicados que la administración o alguna otra rama quiera hacer llegar a los miembros. El taller de óptica y observación es vital, pues se encargará de organizar las observaciones astronómicas, los campamentos así como de los cursos de creación y reparación de telescopios. La escuela de astronomía se encarga de todos los cursos de iniciación, los materiales didácticos y demás medios que permitan la continua actualización de los socios. Biblioteca y multimedios es una rama al servicio de los socios pues la intención es catalogar y administrar el préstamo de libros, revistas, vídeos y contenidos informáticos que posea nuestra asociación.
| «Algunas instituciones incluso podrían darte un local o una instalación permanente» |
Un paso importante para nuestro desempeño es que, antes de nuestra junta formativa, ya tengas un acuerdo con la directiva cultural que te va a apoyar en los eventos que en un futuro pienses realizar. Reúnete con la directiva del centro cultural o museo de ciencias donde realizarás tu actividad y asegúrate que haya disposición para facilitarte las instalaciones para las actividades por venir. Algunas de estas instituciones incluso podrían darte un local o una instalación permanente. Otra opción es que lo veas con las autoridades publicas de tu localidad para ver que facilidades te pueden dar en alguna instalación pública.
Con todas estas ideas aclaradas, preséntate a la junta formativa. Te recomiendo que invites a todos los asistentes a presentarse, y dar a conocer sus inquietudes y experiencias previas en la astronomía, así como información sobre sus actividades laborales. Con este método no solamente se conocerán mejor entre ustedes, sino conoceremos el potencial de cada uno de los miembros potenciales de nuestro club.
Tu sueño hecho realidad.
Presenta claramente tus ideas al grupo. Aclara el objetivo del club y el compromiso social que éste tendrá ante la comunidad.El objetivo de nuestro club es ser un sitio de encuentro de los aficionados a la astronomía y ciencias afines para ampliar nuestro conocimiento y disfrute de la misma.
Nuestro compromiso social es la divulgación de la astronomía y la ciencia en general entre el público.
Organiza la mesa administrativa de la sociedad astronómica. Es probable que tú y tus compañeros de idea deban tomar algunos de los cargos de mayor responsabilidad y cabildear entre los asistentes la ocupación de los puestos menores, así como de las titularidades de cada una de las ramas operativas. La mesa directiva que de allí surja deberá permanecer en su cargo preferentemente durante un año mientras el grupo adquiere consistencia y los miembros empiezan a conocerse. Posteriormente habrá la posibilidad de que otras planillas tomen el relevo mediante una elección democrática. En este punto ya podemos hablar de elegir un nombre para el grupo así como algún logotipo o eslogan que lo identifique entre la comunidad.
Toda actividad requiere un presupuesto, y este dinero debe surgir de algún lado. No tengas miedo a poner cuotas de inscripción o membresías mensuales. Una frase celebre dice que "lo que no cuesta nunca se aprecia lo suficiente". Por ello es necesario que todos los socios tengan una obligación monetaria con nuestra asociación. Coordina con la tesorería cuales serán las cuotas que tengan que pagar los interesados a formar parte de tu club astronómico. Recuerda dar facilidades o descuentos a los jóvenes estudiantes y a los niños, pues ellos siempre mostrarán mucha disponibilidad, pero económicamente no gozan de las facilidades económicas de un adulto.
Posteriormente deberás planear en legalizar ante la autoridad publica tu agrupación. Asesórate sobre los tramites que deben cumplir para que tu asociación tenga personalidad jurídica. Por ejemplo en México toda asociación requiere un permiso como asociación ante la Secretaría de Relaciones Exteriores, así como registrar ante notario público y en el registro público los estatutos constitutivos de nuestra asociación. Obvio que todo esto cuesta tiempo y dinero.
| «Nuestro compromiso social es la divulgación de la astronomía y la ciencia en general entre el público.» |
Tu sueño hecho realidad.
Tu sueño se ha convertido en realidad.
Y vivieron felices para siempre...
Lamentablemente la historia de las sociedades astronómicas dista mucho de ser como los cuentos de hadas. Aquí solo hay principios exitosos, lo que el futuro les depare dependerá de lo bien que dirijan a su grupo. Pueden perdurar por décadas o siglos, o al cabo de pocos meses o años desintegrarse por muy diversos motivos. Se puede escribir una guía entera de lo que debe hacerse y lo que debe evitarse en una sociedad astronómica.Pero esas recomendaciones serán parte de nuestra próxima colaboración.
Jesús Gerardo Rodríguez Flores
Editor asociado, Astronomía Digital
jgerardo@prodigy.net.mx
http://www.astrored.net/megacosmos
Sociedad Astronómica de la Laguna
México
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